Kdo má vidět jaké informace? Praktický průvodce rolemi
Přístupová práva mají vycházet z práce lidí a z rozsahu jejich odpovědnosti.
Začněte pracovními situacemi
Při nastavování účtů je snadné přidělit všem stejná oprávnění, aby se nikdo nezdržoval. Takový přístup ale znejasňuje odpovědnost a zbytečně rozšiřuje okruh lidí s přístupem k informacím. Nejprve sepište, jaké konkrétní úkoly jednotliví členové týmu vykonávají.
Pedagog potřebuje jiné údaje než člověk, který spravuje uživatelské účty. Vedoucí jedné pobočky nemusí automaticky potřebovat informace ze všech ostatních zařízení. Názvy rolí jsou užitečné až poté, co je jasný jejich skutečný obsah.
Rozsah je stejně důležitý jako role
Oprávnění není pouze otázka toho, zda někdo může otevřít určitou obrazovku. Důležité je také, kterých dětí, skupin a zařízení se přístup týká. U sítí proto oddělujte pracovní roli od přiřazení ke konkrétní části organizace.
Používejte osobní účty a vyhýbejte se společným přihlašovacím údajům. Když každý pracuje pod vlastním účtem, lze lépe rozlišit odpovědnost za změny. Současně je snazší odebrat přístup jednomu člověku bez zásahu do práce ostatních.
Přístup se mění spolu s týmem
Nástup, změna skupiny nebo odchod zaměstnance mají být podnětem ke kontrole oprávnění. Určete, kdo změnu hlásí a kdo ji provede. Dočasná výpomoc by neměla automaticky znamenat trvalý přístup ke všem informacím organizace.
Pravidelně projděte seznam aktivních účtů a jejich přiřazení. Zaměřte se i na účty, které už delší dobu nikdo nepotřebuje. Jasný proces je důležitější než složitý seznam rolí, kterému rozumí pouze jediný správce.
Ověřte nastavení na konkrétním příkladu
Po změně oprávnění projděte běžný pracovní scénář dané role. Zkontrolujte, zda člověk zvládne svůj úkol a zároveň nevidí informace, které pro něj nejsou určené. Samotný správně pojmenovaný účet nestačí.
Výsledek kontroly stručně zaznamenejte a určete vlastníka další úpravy, pokud se objeví nejasnost. Při větší reorganizaci je vhodné znovu ověřit i dříve správná nastavení. Organizace se vyvíjí a s ní se přirozeně mění také potřebný rozsah přístupu.
Spojte osobní účet, přiměřenou roli a konkrétní rozsah zařízení.
