Zugriffsrechte an Aufgaben und Verantwortung ausrichten
Warum persönliche Konten, Rollen und Standortzuordnungen zusammengehören.
Mit Arbeitsaufgaben beginnen
Bei der Einführung einer Anwendung erscheint es bequem, allen dieselben Rechte zu geben. Dadurch wächst jedoch der Kreis der Personen, die Informationen ohne konkrete Arbeitsaufgabe sehen können. Beschreiben Sie zuerst die tatsächlichen Tätigkeiten: Wer erfasst Anwesenheit, wer kommuniziert mit Familien und wer verwaltet Benutzerkonten?
Eine Stellenbezeichnung allein beschreibt den benötigten Zugriff nicht vollständig. In verschiedenen Einrichtungen können damit unterschiedliche Aufgaben verbunden sein. Gespräche über konkrete Situationen machen Rollen verständlicher als eine lange Liste abstrakter Berechtigungen. Jedes Teammitglied sollte den vorgesehenen Zweck seines Kontos kennen.
Rolle und Zuständigkeitsbereich trennen
Berechtigungen betreffen nicht nur eine Funktion, sondern auch bestimmte Gruppen und Standorte. Eine Person kann dieselbe Aufgabe an einer Einrichtung ausführen, ohne Informationen aller anderen Standorte zu benötigen. Prüfen Sie daher neben der Rolle immer die zugeordneten Teile der Organisation.
Persönliche Konten sind gemeinsamen Zugangsdaten vorzuziehen. Sie erleichtern die Zuordnung von Änderungen und ermöglichen es, den Zugang einer einzelnen Person zu beenden. Berücksichtigen Sie auch kurzfristige Vertretungen: Ein vorübergehend benötigter Zugriff sollte nicht unbeabsichtigt zu einer dauerhaften Berechtigung werden.
Änderungen im Team berücksichtigen
Ein Eintritt, ein Gruppenwechsel oder das Ende einer Zusammenarbeit sollte eine Prüfung des Kontos auslösen. Legen Sie fest, wer eine solche Änderung meldet und wer die Rechte anpasst. Eine kurze Checkliste ist meist verlässlicher als die Erwartung, dass die Administration jede Veränderung von selbst bemerkt.
Gehen Sie aktive Konten und Zuordnungen regelmäßig gemeinsam durch. Prüfen Sie auch selten verwendete Konten und zeitweise erteilte Rechte. Das Ziel ist nicht, den Alltag unnötig zu erschweren. Vielmehr soll jede Person für den erforderlichen Zeitraum genau den Zugang erhalten, den ihre Aufgabe begründet.
Ein persönliches Konto braucht eine passende Rolle und einen klar abgegrenzten Bereich.
