Prístup k údajom nastavujte podľa práce ľudí
Rola a rozsah zariadení majú zodpovedať skutočnej zodpovednosti.
Najprv úlohy, potom názvy rolí
Pri zavádzaní systému sa môže zdať najjednoduchšie dať všetkým rovnaký prístup. Taký postup však rozširuje okruh ľudí, ktorí vidia informácie bez pracovného dôvodu. Začnite preto konkrétnymi úlohami: kto eviduje dochádzku, kto komunikuje s rodinami a kto spravuje účty.
Rovnaký pracovný názov nemusí znamenať rovnaký rozsah zodpovednosti v každom zariadení. Rozhovor o skutočných situáciách pomôže nastaviť roly zrozumiteľnejšie než dlhý zoznam povolení bez vysvetlenia. Každý člen tímu má vedieť, na čo svoj účet používa.
Rozlišujte rolu a priradenie
Prístup sa netýka iba funkcie, ale aj konkrétnych skupín a zariadení. Človek môže vykonávať rovnakú úlohu na jednej pobočke bez potreby údajov z celej siete. Pri nastavovaní preto kontrolujte aj rozsah organizácie, ku ktorému účet patrí.
Používajte osobné účty namiesto spoločného hesla. Pomáhajú rozlíšiť zodpovednosť za vykonanú zmenu a zjednodušujú odobratie prístupu pri odchode kolegu. Pravidlá majú zahŕňať aj krátkodobé zastupovanie, pri ktorom sa na neskoršiu kontrolu oprávnení často zabúda.
Udržiavajte oprávnenia aktuálne
Nástup, presun do inej skupiny alebo ukončenie spolupráce sú dôvody na kontrolu účtu. Určite, kto zmenu oznamuje a kto ju vykoná. Jednoduchý zoznam krokov býva spoľahlivejší než očakávanie, že si správca všetko všimne sám.
V pravidelných intervaloch prejdite aktívne účty a ich priradenia. Overte aj zriedka používané účty a dočasné oprávnenia. Cieľom nie je komplikovať každodennú prácu, ale zabezpečiť, aby každý človek mal primeraný prístup počas obdobia, keď ho skutočne potrebuje.
Skontrolujte výsledok v praxi
Po úprave roly overte bežnú pracovnú situáciu daného človeka. Má dokázať vykonať svoju úlohu a zároveň sa nedostať k údajom, ktoré nepotrebuje. Správny názov roly sám osebe úspešné nastavenie nepotvrdzuje.
Krátko zaznamenajte výsledok a prípadnú ďalšiu zodpovednosť za opravu. Pri väčšej organizačnej zmene sa vráťte aj k starším nastaveniam. Potreby sa vyvíjajú a pravidelná kontrola pomáha udržať prístup v súlade so skutočnou prácou tímu.
Osobný účet, primeraná rola a správne priradenie patria k sebe.
